info

Przy zakupie kserokopiarki warto kierować się kilkoma elementami. Poniżej mały poradnik na co zwrócić szczególną uwagę.


Format obsługiwanego papieru

W biurze używa się głównie dwóch formatów papieru: a3 i a4. Jeżeli wybierzemy urządzenie formatu a3 obsłuży ono nam również pozostałe mniejsze formaty czyli a4 i a5 i podobnie z urządzeniem a4 - obsługuje także format a5.

Naszym klientom polecamy dokładnie sprawdzić zapotrzebowanie na druk w formacie A3, nie zawsze jest on niezbędny w środowisku biurowym.


Miesięczna obciążalność

Każde urządzenie ma określoną przez producenta miesięczną obciążalność, to znaczy ilość miesięcznych nakładów wykonywanych wydruków i/lub kopii:

W celu doboru właściwego urządzenia do odpowiedniego nakładu miesięcznego polecamy przede wszystkim kontakt z doradcą.

Najprostszym sposobem aby ocenić miesięczne nakłady druku to sprawdzenie ile firma zużywa miesięcznie papieru.

Przyjmuje się, że niewielkie biuro (2-4 stanowiska) generuje ok. 2 500 dokumentów. Oczywiście zależy to również od specyfiki środowiska pracy.


Funkcjonalność

W przypadku urządzeń mniejszych formatów funkcjonalność jest najczęściej podobna - kopiarka, drukarka, skaner i/lub faks. Czasem w wyposażeniu znajdziemy podajnik dokumentów (automatyczny podajnik oryginałów), interfejs sieciowy (urządzenie może pracować w sieci komputerowej) lub dupleks, który umożliwia druk dwustronny.

Urządzenia formatu A3, mają większą dowolność w doborze wyposażenia. Możemy często zdecydować co ma posiadać dane urządzenie, a co jest nam niepotrzebne.

I tak z najbardziej popularnych opcji mamy możliwość wyboru (oczywiście nie we wszystkich modelach kopiarek):

  • automatycznego podajnika dokumentów lub pokrywy szyby
  • opcji drukarki i skanera
  • opcji faksu
  • opcji karty bezprzewodowej
  • dodatkowych kaset na papier
  • dodatkowego banku papieru - kaseta wysokiego składowania papieru (najczęściej na 1500-2500 arkuszy dostępna tylko w niektórych modelach).
  • opcji finiszera - w zależności od rodzaju sortowanie, zszywanie, dziurkowanie, składanie - należy pamiętać, ze każde urządzenie cyfrowe umożliwia sortowanie dokumentów elektronicznie bez udziału finiszera.

Podczas doboru urządzenia warto zastanowić się nad rzeczywistą potrzebą określonej funkcjonalności, ponieważ każda dodatkowa opcja może w znaczący sposób wpłynąć na koszt całego urządzenia.

 

Koszty eksploatacji

Wielu przyszłych użytkowników urządzeń biurowych przy wyborze sprzętu zapomina o kosztach ich eksploatacji. W urządzeniu znajdują się materiały eksploatacyjne, które mają określoną przez producenta żywotność.

Koszty, które znajdują się poza gwarancją to:

  • Konserwacja okresowa urządzenia - wykonywana najczęściej co 3 miesiące lub co określony - limit kopii/wydruków
  • toner
  • wymiana bębna
  • wymiana zespołu wywoływania obrazu
  • wymiana zespołu utrwalania
  • wymiana rolek i separatorów

Wyżej wymienione koszty występują zarówno przy użytkowaniu urządzeń formatu a4 jak i a3. Wbrew pozorom, urządzenia A3 są często tańsze w utrzymaniu niż ich mniejsze odpowiedniki.

W przypadku urządzeń A3 i A4 jest możliwe podpisanie umowy serwisowej z gwarantem, która umożliwia stałą odpłatność za wykonany wydruk i kopię, co pozwala na uniknięcie niespodziewanych kosztów związanych z obsługą gwarancyjną.

Koszt kopii w umowie serwisowej pozwoli w łatwy sposób rozpoznać które urządzenie jest tańsze w eksploatacji. Wbrew pozorom tutaj każdy grosz może mieć znaczenie, wystarczy przemnożyć go przez nakład miesięczny, by zauważyć, że kwoty w niektórych przypadkach mogą mieć znaczący wpływ na budżet firmy.


Gwarancja

Urządzenia A3 mają znacznie dłuższą gwarancje niż urządzenia A4. Najczęstsza spotykana gwarancja to 60 miesięcy, należy jednak zwrócić uwagę na kilka istotnych szczegółów:

  • gwarancyjny limit kopii - Każda kopiarka ma określoną przez producenta żywotność opisaną liczbą możliwych do wykonania kopii. Warto porównać gwarancję z konkurencyjnym urządzeniem podobnej klasy!
  • częstotliwość przeglądów - nie powinna być krótsza niż 3 miesiące (w określonych przypadkach może ulec skróceniu, np. praca ciągła). Częstotliwość określana jest również przez miesięczny limit kopii, który dopasowany jest do odpowiedniej klasy urządzenia.

 

Kilka małych czy jedno duże

Większość firm nie zwraca uwagi na koszty związane z eksploatacją wielu urządzeń. Często spotykamy się z rozbudowanymi środowiskami biurowymi, gdzie każdy z użytkowników MUSI posiadać na biurku urządzenie drukujące. Jako element obrony tego stanu rzeczy podaje się często ergonomię pracy, wygodę, bezpieczeństwo, a czasem koszty.

Czy na pewno utrzymanie wielu małych urządzeń jest tańsze niż utrzymanie jednego lub kilku większych urządzeń?

© 2012-2017 Biuro Partner  - Wszystkie zastrzeżone nazwy i znaki towarowe stanowią własność odpowiednich właścicieli. projekt i wykonanie: primel.pl